Ets de nettoyage - Enregistrement des présences - Anderlecht – Bruxelles - Tournai

Dans cet article nous aborderons plus spécifiquement le secteur du nettoyage.

Introduction et avant de commencer – Enregistrement des présences :

Avant de pouvoir enregistrer les présences, vous devrez préalablement vérifier les points suivants :

    vous devrez être en possession d’un numéro d’entreprise

    vous devrez obtenir un accès sécurisé : il faut désigner un gestionnaire local au sein de votre     entreprise.  Vous devez compter entre cinq jours (employeur) à 10 jours (prestataire de services) avant de recevoir l'accès pour votre entreprise ou pour l'entreprise qui vous a mandatée.

    Lorsque vous aurez reçu votre accès sécurisé, vous devez demander un certificat et une signature digitale auprès d'une autorité de certificat reconnue.

    Vous devrez créer un expéditeur dans le service en ligne dans la Gestion d'accès auquel vous pouvez accéder lorsque vous vous êtes connecté sur le site portail.

    Vous devrez mentionner pour quels services en ligne vous désirez utiliser les messages structurés et vous pourrez tester l'envoi de déclarations dans un environnement de simulation.

Dans quel délai ? – Enregistrement des présences

Pour l’enregistrement obligatoire des présences pour les activités de nettoyage chez un tiers est d’application à partir du 1er avril 2024. Une entreprise de nettoyage doit enregistrer les présences sur tous les lieux de travail (quelle que soit le montant) où sont exercées des activités d’entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers. La responsabilité de l’enregistrement incombe tant à l’entreprise qui dépêche un travailleur qu’à celui qui exécute le travail.

Vous avez jusqu’au 31/03/2024 pour compléter les déclarations existantes.

!!!! ATTENTION !!!! ces délais viennent d’être reportés et la date suivante est d’application : 01/09/2024.

L’obligation d’enregistrer ces activités s’appliquera à partir du 1er septembre 2024. En septembre, octobre, novembre et décembre 2024, les services d’inspection compétents aideront les utilisateurs à se conformer à la nouvelle législation. Aucune amende ne sera imposée jusqu’au 31 décembre 2024, sauf en cas de fraude.

Pour qui ? et par qui ?  – Enregistrement des présences

Il y a l’obligation d’enregistrer les présences de toutes les personnes physiques présentes sur un lieu de travail où des activités d’entretien ou de nettoyage sont exécutées, quel que soit leur statut (salarié, indépendant, détaché, entrepreneur, sous-traitant, etc.).

La déclaration doit être effectuée par l'entrepreneur à qui le donneur d’ordre / commettant (maître d'ouvrage) a fait appel.

Que faut-il déclarer ? - Enregistrement des présences

Pour l’enregistrement des présences, vous devrez déclarer l’heure d’arrivée sur le lieu de travail, l’heure de départ, les pauses, les données d’identification, l’adresse et le statut (salarié, indépendant, salarié détaché, indépendant détaché, entrepreneur ou sous-traitant). Pour un salarié, il faudra ajouter les données d’identification de l’employeur. Si la personne physique est un indépendant, enregistrez les données d’identification de celui qui a donné la mission.

Comment déclarer ? – Enregistrement des présences

Pour l’enregistrement des présences, la déclaration doit être effectuée avant le début des travaux.

Vous devrez déclarer l’enregistrement des présences via l’application électronique de l’ONSS, par contrat global conclu entre une entreprise et un donneur d'ordre ou client, une seule déclaration de travaux est introduite ; et ce, même si le contrat prévoit des prestations dans différents lieux ou adresses. La déclaration doit être effectuée avant le début des travaux.

Pour accéder à l’application cliquer sur ce lien 

L’outil en ligne est disponible depuis le 01/01/2024, vos travailleurs peuvent déjà enregistrer leurs activités de nettoyage à partir de cette date.

Le lieu de prestation est soit l’endroit unique où les travaux sont effectués, soit le siège central du donneur d’ordre (adresse mentionnée dans le contrat).

Vous devez le renseigner dans le champ prévu. Lorsque ce lieu de travail est à la fois le lieu où ont lieu les prestations de nettoyage, il doit être mentionné également dans le nouvel onglet « Lieux de prestation ». Ces lieux de prestation peuvent uniquement être encodés manuellement dans le service en ligne sécurisé. Si vous envoyez vos déclarations par batch, vous devez, après envoi, ajouter chacun des lieux de prestation supplémentaires dans le service en ligne.

La manière de déclarer les lieux de prestation dépend du type :

Pour spécifier 1 ou plusieurs adresses fixes, vous cliquez sur « Adresse fixe ».

Pour spécifier 1 ou plusieurs adresses mobiles, vous faites comme suit :

Vous indiquez la route si vous avez plusieurs lieux de prestation qui se succèdent sous forme de trajet. Vous l’indiquez en cliquant sur tous les points de la carte. Si nécessaire, vous pouvez préciser des détails dans le champ « Commentaires ».

Vous indiquez la zone si vous avez plusieurs lieux de prestation situés dans une certaine zone. Vous les indiquez en introduisant le code postal de chaque commune dans laquelle se trouve la zone. Si nécessaire, vous pouvez signaler des particularités dans le champ « Commentaires » (par exemple : nord, nom d’un parc…).

Spécificités – Enregistrement des présences

Dans le cas de travaux sur un chantier temporaire ou mobile ou de travaux de désamiantage, la déclaration d'enregistrement des présences doit être faite au moins 15 jours calendrier avant le début des travaux. Signalez toujours à l'inspection du travail locale tout travail de désamiantage au cours duquel les employés sont exposés à l'amiante. Vous trouverez leurs coordonnées sur la page en cliquant ici 

Quel est cet objectif ? – Enregistrement des présences

L'objectif de l’enregistrement des présences est de permettre aux entrepreneurs de certains travaux de notifier une seule fois les informations d'un chantier destinées à l'ONSS, au SPF Emploi, Travail et Concertation sociale ou au Comité National d'Action pour la Sécurité et l'Hygiène dans la Construction (CNAC). En tant que déclarant, vous êtes invité à fournir ces informations via le "Portail de la sécurité sociale". Après l'introduction des données, vos informations seront stockées et transmises aux organismes précités.

Exceptions – Enregistrement des présences

Ne sont pas visés pour l’enregistrement des présences les entreprises active dans le secteur des titres-services chez un particulier.

Cette obligation ne concerne pas celui qui fait nettoyer ses locaux par son propre personnel de nettoyage.

Nos conseils - Enregistrement des présences

Aucune amende ne sera infligée jusqu’au 31 décembre 2024, sauf en cas de fraude. Les entreprises de nettoyage risquent ensuite de très lourdes amendes.

Mais ne tardez pas trop pour effectuer les différentes démarches car elles sont lourdes et conséquentes pour sa mise en place.

Cela vous permettra de vous familiariser avec l’application à utiliser et vous serez prêt pour le moment fatidique sans aucun stress.

Nous restons à votre disposition pour toute question liée au présent article, à votre activité ou pour toute opération spécifique, n'hésitez pas à nous contacter au +32 493 50 38 33 ou par le formulaire de contact.

Les informations publiées, puisées à des sources dignes de confiance, ainsi que l’utilisation qui en sera faite, ne peuvent en aucun cas engager notre responsabilité.

Bara-Compta srl – Bureau d’expert-comptable et fiscal situé à Anderlecht à proximité de la station de métro Veeweyde

Goficom srl – Bureau d’expert-comptable et fiscal situé à Anderlecht à proximité de la station de métro Veeweyde et à Tournai à proximité de Froyennes

Van Der Wilt Benoît – Expert-comptable fiscaliste agréé par l’ITAA et administrateur des deux sociétés.

Aucune amende ne sera infligée jusqu’au 30 juin 2024, sauf en cas de fraude. Les entreprises de nettoyage risquent ensuite de très lourdes amendes.

Ne tardez pas trop pour effectuer les différentes démarches car elles sont assez conséquentes et en vue de vous familiariser avec l’application à utiliser.

Nous restons à votre disposition pour toute question liée au présent article, à votre activité ou pour toute opération spécifique, n'hésitez pas à nous contacter au +32 493 50 38 33 ou par le formulaire de contact.

Les informations publiées, puisées à des sources dignes de confiance, ainsi que l’utilisation qui en sera faite, ne peuvent en aucun cas engager notre responsabilité.

Bara-Compta srl – Bureau d’expert-comptable et fiscal situé à Anderlecht à proximité de la station de métro Veeweyde

Goficom srl – Bureau d’expert-comptable et fiscal situé à Anderlecht à proximité de la station de métro Veeweyde et à Tournai à proximité de Froyennes

Van Der Wilt Benoît – Expert-comptable fiscaliste agréé par l’ITAA et administrateur des deux sociétés.